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| Canadian Privacy Policy for Clients |
English and French versions included below
Protecting Customer Information
Freeman Decorating Ltd., AVW-TELAV, Party Time Rentals, Kerry Technical and their affiliated companies ("Collectively known as Freeman") considers protection of its customers' information an important part of its business. Freeman has long-standing security measures in place to preserve the confidentiality of sensitive information, including personal information received on behalf of its customers.
Background
The federal government has passed legislation dealing with the collection, use and disclosure of information about any identifiable individual. This legislation is called the Personal Information Protection and Electronic Documents Act or PIPEDA, and applies to commercial activities across Canada that collect, use and/or disclose personal information, except in those provinces that have passed substantially similar legislation. In those jurisdictions, the substantially similar provincial legislation will apply.
Scope of this Policy
This policy sets out ten principles that will be observed by Freeman in the collection, use and disclosure of information of customers. If personal information is made anonymous by removing details so that an individual is not identifiable to the user or recipient of that information, it is not governed by this Policy but still will be treated with appropriate safeguards.
Freeman's customer base is such that it collects personal information from customers only in very rare circumstances. Freeman collects business information from its customers to enable Freeman to perform contracted exhibitor services. Only very infrequently will any identifiable personal information be collected. If any personal information is collected, Freeman will obtain consent at the time of the collection, disclosure and /or use.
The Privacy Principles
Principle 1 - Accountability
Freeman is responsible for maintaining and protecting the personal information under its control and has designated a privacy officer ("Privacy Officer") to be accountable for compliance with the principles described in this policy.
The Privacy Officer may be contacted at:
Privacy Officer - Canadian Webmaster
1421 W. Mockingbird Lane
Dallas, TX 75247 USA
Jan.Headrick@freemanco.com
Under this principle, Freeman is responsible not only for personal information in its physical possession or custody, but also for personal information that is transferred by Freeman to a third party for processing. Freeman will use contracts with such third parties to require them to give an appropriate level of protection to the personal information while it is being processed.
Freeman has established and implemented:
(a) procedures to protect personal information;
(b) procedures to receive and respond to complaints and inquiries;
(c) staff training and information programs to explain this policy and related personal information protection procedures and practices; and
(d) practices to ensure that customers and other individuals who contact Freeman have access to this policy and to any available materials that explain Freeman's policies and procedures.
Upon request, Freeman will disclose the name of the current Privacy Officer.
Principle 2 - Identifying Purposes for Collection of Personal Information
Freeman will identify the purposes for which personal information is collected at or before the time the information is collected.
Depending on the specific circumstances, Freeman may collect personal information for one or more of the following purposes:
(a) to provide exhibition and related services;
(b) to keep materials related to any activities carried on by Freeman, or in determining whether to accept any person as a customer, or keeping records of purchases, sales or other transactions; and
(c) to comply with legal and regulatory requirements.
When a new customer account is opened, Freeman will ensure that the purposes for which the personal information is collected, used and disclosed is identified by Freeman and documented on the relevant documents. Thereafter, Freeman will collect only the personal information that is necessary for the purposes that have been identified to the customer.
Circumstances may arise where Freeman wishes to use or disclose personal information for a new purpose. Freeman will ensure that personal information is not used or disclosed for that new purpose unless the individual is informed of the new purpose and gives his or her consent.
The methods used by Freeman to notify individuals of the proposed purposes for which personal information is collected, used or disclosed may be by telephone, in person, in writing, by e-mail or by any other means of communication which is likely to reach the concerned individual.
Freeman does not use cookies on its sites (excluding Freeman Online), which may link to other websites that use cookies. You are advised to check the terms of those other websites for details of their use of cookies.
Principle 3 - Consent
The knowledge and consent of the customer are required for the collection, use, or disclosure of personal information by Freeman, except where inappropriate (e.g., in emergency situations).
Except when the under-noted exceptions apply or except as permitted by law, Freeman will make a reasonable effort to ensure that the individual is advised in advance of the purposes for which his or her personal information will be collected, used or disclosed:
- Information collected in the past: For personal information collected before this policy came into effect, Freeman will ensure that personal information about each individual is used and disclosed for the purposes described in Principle 2 of this policy.
- Withdrawal of Consent: An individual may withdraw his or her consent to collection, use or disclosure at any time, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice. Freeman will inform the individual of the implications of such withdrawal of consent, which generally would limit Freeman's ability to provide the individual with the requested product or service.
- Disclosure for Business Transfers: Freeman may be involved in the sale, transfer or reorganization of some or all of its business from time to time. As part of that sale, transfer or reorganization, Freeman may disclose personal information to the acquiring organization, but will require the acquiring organization to agree to protect the privacy of that personal information that is consistent with this policy, and in accordance with relevant federal or provincial law.
- Outsourcing: Freeman may transfer personal information to a third party for processing. In that regard, Freeman will use contractual or other means to provide comparable level of protection while the information is being processed by a third party.
To make the individual's consent meaningful, Freeman will state the purposes in such a manner that the individual can reasonably understand how the information will be used or disclosed.
Freeman will not, as a condition of the supply of products or services, require an individual to consent to the collection, use or disclosure of personal information beyond that required to fulfill Freeman's explicitly specified, and legitimate purposes.
When a new account is opened for an individual, Freeman will obtain explicit, signed consent for the proposed collection, use and disclosure of personal information concerning that individual. [In the case of a corporate account, Freeman will require the corporation to represent and warrant that it has the consent of each individual of the corporation, as the case may be, to their personal information being disclosed to, and used by Freeman, for specified purposes.]
Freeman will never obtain consent by deception. Depending on the specific circumstances, Freeman may obtain consent in the following ways:
(a) an application form to seek consent, collect information and inform the individual of the use that will be made of the information;
(b) a checkoff box to request that their names and addresses not be given to the other organizations;
(c) orally in person or over the phone;
(d) at the time the individual uses a product of service; or
(e) deeming consent unless the individual expressly informs Freeman to the contrary.
Principle 4 - Limiting Collection of Personal Information
Freeman will limit the collection of personal information to that which is necessary for the purposes identified by it. Freeman will collect personal information by fair and lawful means.
Although Freeman will collect personal information primarily from the individuals concerned, with the individual's consent, Freeman may also collection information from external sources identified to Freeman by the individual for this purpose. If personal information is collected from a third party, Freeman will note their identity unless there is a lawful reason for not doing so.
Principle 5 - Limiting Use, Disclosure and Retention of Personal Information
Freeman will not use or disclose personal information for purposes other than those for which it was collected, except with the consent of the individual or as required by law. The Company will retain personal information only as long as necessary for the fulfillment of those purposes.
Freeman generally retains personal information for 3 to 7 years after an account is closed, which is necessary for the identified purposes and for legal or business purposes.
Freeman will destroy, or make anonymous, any personal information no longer needed for its identified purposes or for legal or business requirements.
Principle 6 - Accuracy of Personal Information
Freeman will keep personal information as accurate, complete, and up-to-date as is necessary for the purposes for which it is to be used.
Freeman will generally rely on individuals to provide up-dated information, such as changes to addresses, phone numbers and other contact information.
If an individual successfully demonstrates to Freeman that personal information is inaccurate, incomplete, out of date, or irrelevant, Freeman will revise the personal information. If necessary, Freeman will disclose the revised personal information to third parties that were provided with the wrong information to permit them to revise their records as well.
Principle 7 - Safeguarding Personal Information
Freeman will protect personal information using security safeguards that are appropriate to the sensitivity level of the personal information received.
Security arrangements are employed to protect personal information against loss or theft, as well as unauthorized access, disclosure, copying, use, modification, or disposal. Freeman will protect personal information regardless of the format in which it is held.
The nature of Freeman's safeguards will vary depending on the sensitivity of the personal information that has been collected, the amount, distribution, and format of the information, and the method of storage. The more sensitive personal information will be safeguarded at a higher level of protection.
Currently, Freeman employs physical measures including locked premises and locked filing cabinets (for sensitive information). Access to computerized information is protected by passwords.
Freeman will inform employees about its practices and procedures for protecting personal information and will emphasize the importance of complying with them. As a condition of employment, employees will be required to conform to Freeman's policies and procedures concerning the security of personal information.
When Freeman discloses personal information to third parties, it will require these third parties to safeguard all personal information in a way that is consistent with Freeman's measures and which complies with these principles.
Freeman will use care in the disposal or destruction of personal information to prevent unauthorized parties from gaining access to the information.
Principle 8 - Openness Concerning Policies and Practices
Freeman will make readily available to individuals specific information about its policies and practices relating to the management of personal information.
Individuals whose personal information is in the custody and control of Freeman will be able to acquire information about Freeman's privacy policies and practices without unreasonable effort. This information will be made available in a form that is generally understandable.
The information made available by Freeman will include:
(a) the contact information of the Privacy Officer;
(b) the means of gaining access to personal information held by Freeman;
(c) a description of the type of personal information that is held by Freeman, including a general account of its use;
(d) a copy of any brochures or other information that explain Freeman's policies, standards, or codes; and
(e) a description of the type of personal information that is made available to related subsidiaries or affiliates of Freeman.
Freeman will also employ its website to make publicly information concerning its privacy policies and procedures.
Principle 9 - Individual Access to Personal Information
Upon written request, Freeman will (i) inform an individual of the existence, use and disclosure of his or her personal information and (ii) give the individual access to that information, except where the law requires or permits Freeman to deny access. Individuals are entitled to challenge the accuracy and completeness of that personal information and request that it be amended, if appropriate.
In providing an account of third parties to whom Freeman has disclosed personal information about an individual, Freeman will attempt to be as specific as possible. When it is not possible to provide a list of the organizations to which Freeman has actually disclosed personal information about an individual, Freeman will provide a list of organizations to which it may have disclosed personal information about the individual.
Freeman may require the individual to provide sufficient information to permit Freeman to provide an account of the existence, use and disclosure of personal information. The information provided by the individual in response to Freeman's request will be used only for this purpose.
Freeman will respond to an individual's request within a reasonable time. Freeman may respond to the request at a cost to the individual if it informs the individual of the estimate of the fee in advance, and it may require the individual to pay a deposit for all or part of the fee.
Where Freeman is entitled to withhold access to personal information, and that information is severable form other information for which access is requested, Freeman will provide access to an edited copy of the personal information after severing such information.
Where Freeman is satisfied on reasonable grounds that an individual successfully demonstrates that personal information is inaccurate or incomplete, Freeman will correct the information as required. Freeman will send the corrected personal information to third parties having access to the information in question.
Where Freeman disagrees with the requested correction, Freeman will annotate the personal information with the correction that was requested but not made.
Principle 10 - Challenging Compliance
An individual will be able to direct a challenge concerning compliance with the above principles to the Privacy Officer.
Freeman will establish procedures to receive and respond to complaints or inquiries about Freeman's policies and practices relating to the handling of personal information. The complaint procedure will be easily accessible and simple to use.
Freeman will inform individuals who make inquiries or lodge complaints of the use of the existence of relevant complaint procedures.
Freeman will investigate all complaints. If Freeman finds that a complaint is justified, Freeman will take appropriate measures, including, if necessary, amending its policies and practices.
Last Updated Oct 7, 2004
Politique de confidentialité pour les clients
Protection des renseignements personnels des clientsFreeman Decorating Ltd., AVW-TELAV, Party Time Rentals, Kerry Technical et ses sociétés affiliées (« désignées collectivement Freeman ») considère la protection des renseignements personnels de ses clients comme faisant partie intégrante de ses activités. Freeman a depuis longtemps mis en place des mesures visant à protéger la confidentialité des renseignements sensibles, tels que les renseignements personnels qu'elle reçoit relativement à ses clients.
Contexte
Le gouvernement fédéral a passé une loi relative à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements sur toute personne identifiable. Cette loi s'intitule la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et s'applique aux activités commerciales se déroulant partout au Canada où il y a collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels, à l'exception des provinces où une loi en grande partie similaire est en vigueur. Dans ces provinces, la loi provinciale s'applique.
Étendue de cette politique
Cette politique établit dix principes qui seront observés par Freeman en ce qui trait à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels de clients. Dans le cas où des renseignements personnels sont rendus anonymes par la suppression de détails permettant l'identification de la personne par l'utilisateur ou le destinataire de ces renseignements, l'emploi de ces renseignements n'est pas régit par cette politique. Cependant, ces renseignements seront tout de même traités avec les précautions qui s'imposent.
La clientèle de Freeman est telle que l'entreprise recueille très rarement des renseignements personnels sur les clients. Freeman recueille des renseignements commerciaux auprès de ses clients afin de pouvoir offrir les services d'exposition pour lesquels elle s'est engagée par contrat. Il est très rare que des renseignements permettant d'identifier une personne seront recueillis. Si des renseignements personnels sont recueillis, Freeman aura obtenu le consentement de la personne concernée au moment de la collecte, de la divulgation ou de l'utilisation de ces renseignements.
Principes de protection des renseignements personnels
1er principe - Responsabilité
Freeman est responsable de la conservation et de la protection des renseignements personnels qui sont en sa possession et a nommé un responsable de la protection de la vie privée (« Responsable de la protection de la vie privée ») qui doit veiller au respect des principes décrits dans cette politique.
Pour joindre le Responsable de la protection de la vie privée :
Responsable de la protection de la vie privée - Webmestre canadien
1421 W. Mockingbird Lane
Dallas, TX 75247 USA
Jan.Headrick@freemanco.com
Conformément à ce principe, Freeman est responsable non seulement des renseignements personnels dont elle a la garde ou la possession, mais elle est également responsable des renseignements personnels qui sont transférés par Freeman vers un tiers pour être traités. Freeman a des ententes contractuelles avec ces tiers leur imposant d'offrir un niveau de protection adéquat aux renseignements personnels pendant leur traitement.
Freeman a établi et mis en place :
(a) des procédures visant à protéger les renseignements personnels;
(b) des procédures visant à recevoir et répondre aux plaintes et aux demandes;
(c) des programmes de formation et d'information du personnel visant à expliquer cette politique ainsi que les pratiques et procédures de protection des renseignements personnels qui s'y rattachent;
(d) des pratiques visant à s'assurer que les clients et les autres personnes qui entrent en contact avec Freeman ont accès à cette politique et à tout autre matériel disponible expliquant les politiques et procédures de Freeman.
Sur demande, Freeman dévoilera le nom du Responsable de la protection de la vie privée en fonction.
2e principe - Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
Freeman indiquera les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis pendant ou avant la collecte de tels renseignements.
Dans des cas particuliers, Freeman peut recueillir des renseignements personnels à l'une ou plusieurs des fins suivantes :
(a) Fournir des services d'exposition, d'audiovisuel ou des services connexes;
(b) Conserver du matériel relatif à toute activité menée par Freeman, afin de décider d'accepter ou non un client ou encore pour tenir un registre des achats, des ventes ou d'autres transactions;
(c) Se conformer aux exigences légales et réglementaires.
Lors de l'ouverture d'un compte pour un nouveau client, Freeman s'assurera que les fins de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels seront mentionnées et indiquées sur les documents pertinents. Par la suite, Freeman recueillera seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins qui ont été mentionnées au client.
Dans certaines circonstances, il peut arriver que Freeman désire utiliser ou divulguer des renseignements personnels à de nouvelles fins. Freeman s'assurera que les renseignements personnels ne sont pas utilisés ou divulgués à cette nouvelle fin à moins que la personne concernée ne soit informée de cette nouvelle fin et qu'elle ait donné son accord.
Freeman avise les personnes des fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués par téléphone, en personne, par écrit, par courriel ou par tout autre moyen de communication permettant de joindre la personne concernée.
Freeman n'utilise pas de témoins (never heard this term before) sur ses sites (à l'exception de FreemanOnline) pouvant être en lien avec d'autres sites Web utilisant des témoins. Vous devez consulter les conditions d'utilisation de ces autres sites afin de connaître les détails entourant leur utilisation de témoins.
3e principe - Consentement
La compréhension et le consentement du client sont requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels par Freeman, sauf lorsque la situation ne le permet pas (ex. : en cas d'urgence).
Sauf dans les cas exceptionnels suivants, ou selon les modalités prescrites par la loi, Freeman fera un effort raisonnable afin de s'assurer que la personne est avisée à l'avance des raisons pour lesquelles ses renseignements personnels seront recueillis, utilisés ou divulgués :
- Renseignements recueillis dans la passé : Dans le cas des renseignements personnels recueillis avant l'entrée en vigueur de cette politique, Freeman s'assurera que les renseignements personnels de toute personne sont utilisés et divulgués aux fins décrites dans le deuxième principe de cette politique;
- Retrait du consentement : Une personne peut retirer son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de ses renseignements personnels en tout temps, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Freeman informera la personne des conséquences d'un tel retrait de consentement, qui limitera généralement la capacité de Freeman à offrir à la personne les produits et services dont elle fera la demande.
- Divulgation pour cause de transferts commerciaux : Freeman peut être impliquée dans la vente, le transfert ou la réorganisation de certaines ou de l'ensemble de ses entreprises. Il se peut que, lors de cette vente, de ce transfert ou de cette réorganisation, Freeman ait à dévoiler certains renseignements personnels à l'acquéreur. Cependant, Freeman s'assurera que l'acquéreur s'engage à respecter la confidentialité de ces renseignements conformément à cette politique ainsi qu'aux lois provinciales et fédérales pertinentes.
- Impartition : Freeman peut transférer des renseignements personnels à un tiers pour le traitement d'une demande. À cet égard, Freeman utilisera une entente contractuelle ou tout autre moyen visant à assurer un niveau de protection comparable au niveau habituel pendant le traitement des renseignements personnels par un tiers.
Afin que le consentement de la personne soit significatif, Freeman exposera les fins de telle manière que la personne pourra raisonnablement comprendre la manière dont les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués.
Freeman n'exigera pas d'une personne, comme condition pour la fourniture de produits ou de services, à ce qu'elle consente à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels à moins que ce ne soit aux fins explicitement mentionnées par Freeman et que ces fins soient légitimes.
Lors de l'ouverture d'un nouveau compte pour une personne, Freeman demandera un consentement explicite signé par la personne pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels relatifs à cette personne. [Dans le cas d'un compte d'entreprise, Freeman exigera de l'entreprise qu'elle prouve et garantisse qu'elle a obtenu le consentement de toutes les personnes concernées, selon le cas, pour que leurs renseignements personnels soient divulgués à Freeman et utilisés par cette dernière, aux fins spécifiées.]
Freeman ne cherchera jamais à obtenir un consentement par tromperie. Selon les circonstances, Freeman peut obtenir le consentement par l'une ou l'autre des méthodes suivantes :
(a) Par l'entremise d'un formulaire demandant le consentement de la personne, recueillant des renseignements et informant la personne de l'utilisation qui sera faite de ces renseignements;
(b) Par l'entremise d'une case à cocher demandant que les nom et adresse de la personne ne soient pas transmis à d'autres organisations;
(c) Verbalement, en personne ou au téléphone;
(d) Au moment de l'utilisation d'un produit ou d'un service par la personne;
(e) Par consentement présumé, à moins que la personne n'informe expressément Freeman du contraire.
4e principe - Limitation de la collecte de renseignements personnels
Freeman limitera la collecte de renseignements personnels aux motifs et fins mentionnés. Freeman recueillera les renseignements personnels par des moyens honnêtes et légaux.
Bien que Freeman recueille les renseignements personnels principalement par l'entremise des personnes concernées et avec le consentement de ces personnes, il se peut également arriver que Freeman recueille des renseignements provenant de sources externes nommées par les personnes à cette fin. Si des renseignements personnels sont recueillis auprès d'un tiers, Freeman prendra son identité en note à moins qu'il n'y ait un motif légal pour ne pas le faire.
5e principe - Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation de renseignements personnels
Freeman n'utilisera et ne divulguera pas de renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf dans le cas où le consentement de la personne a été obtenu ou lorsque la loi l'exige. Freeman ne conservera les renseignements personnels que pour la durée pour laquelle ils sont nécessaires aux fins dont il est question.
Freeman conserve généralement les renseignements personnels pour une durée de trois à sept ans après la fermeture d'un compte, ce qui est nécessaire aux fins énoncées ainsi qu'aux fins juridiques et d'affaires.
Freeman détruira, ou rendra anonymes, tous les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ni aux fins énoncées ni aux fins juridiques ou d'affaires.
6e principe - Exactitude des renseignements personnels
Freeman conservera les renseignements personnels les plus exacts, complets et à jour que possible aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.
Freeman se fiera généralement aux personnes concernées afin que celles-ci fournissent des renseignements à jour, tels que des changements d'adresse, de numéros de téléphone ou d'autres coordonnées.
Si une personne réussit à prouver à Freeman que les renseignements personnels à son dossier sont inexacts, incomplets, périmés ou non pertinents, Freeman révisera ces renseignements personnels. Si nécessaire, Freeman divulguera les renseignements personnels révisés aux tiers à qui des renseignements inexacts ont été fournis afin de leur permettre à leur tour de corriger leurs registres.
7e principe - Protection des renseignements personnels
Freeman protégera les renseignements personnels à l'aide de mesures de sécurité qui sont appropriées au niveau de sensibilité des renseignements personnels reçus.
Des mesures sont utilisées afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation, la modification ou la suppression. Freeman protégera les renseignements personnels peu importe le format dans lequel ils sont conservés.
La nature des mesures de Freeman varie selon le niveau de sensibilité des renseignements personnels qui sont recueillis, leur quantité, leur distribution, le format dans lequel ils sont conservés et la méthode de conservation des données. Les renseignements personnels dont le niveau de sensibilité est élevé bénéficieront d'un niveau plus élevé de protection.
Actuellement, Freeman utilise des mesures physiques telles que des locaux fermés à clé et des classeurs fermés à clé (pour les renseignements sensibles). L'accès aux renseignements sur support informatique est protégé au moyen de mots de passe.
Freeman informera ses employés de ses procédures et pratiques en matière de protection des renseignements personnels et insistera sur l'importance de s'y conformer. Le respect des politiques et procédures en matière de sécurité des renseignements personnels fait partie des conditions d'emploi de Freeman.
Lorsque Freeman divulgue des renseignements personnels à des tiers, elle exige de ces tiers qu'ils protègent tous les renseignements personnels en utilisant des mesures correspondantes à celles de Freeman et qui respectent ces principes.
Freeman apportera un soin particulier à la suppression et à la destruction des renseignements personnels afin d'empêcher des tiers non autorisés d'avoir accès à ces renseignements.
8e principe - Transparence des politiques et pratiques
Freeman rendra facilement accessibles à toute personne concernée certains renseignements spécifiques à propos de ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
Les personnes dont les renseignements personnels sont en possession de Freeman seront en mesure d'obtenir sans peine des renseignements sur les pratiques et politiques de confidentialité de Freeman. Ces renseignements seront accessibles dans un format le plus compréhensible possible.
Les renseignements fournis par Freeman sont entre autres :
(a) Les coordonnées du Responsable de la protection de la vie privée;
(b) Les moyens d'accéder aux renseignements personnels conservés par Freeman;
(c) Une description du type de renseignements personnels conservés par Freeman, incluant un compte-rendu général de leur utilisation;
(d) Une copie des brochures et autres documents expliquant les politiques, normes ou codes de Freeman;
(e) Une description du type de renseignements personnels qui sont accessibles aux filiales et aux sociétés affiliées de Freeman.Freeman utilisera également son site Web afin de rendre public les renseignements entourant ses politiques et procédures en matière de confidentialité.
9e principe - Accès aux renseignements personnels
Sur demande écrite, Freeman (i) informera la personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels la concernant et (ii) lui donnera accès à ces renseignements, à l'exception des cas où la loi exige de Freeman, ou lui permet, d'en refuser l'accès. Les personnes sont autorisées à remettre en question l'exactitude et le caractère complet de ces renseignements personnels et à demander à ce que des modifications y soient apportées, le cas échéant.
Lorsque Freeman remettra une liste des tiers à qui des renseignements personnels à propos de la personne ont été divulgués, Freeman tentera d'être le plus spécifique possible. Dans les cas où il ne sera pas possible de fournir une liste des organisations à qui Freeman a sans contredit divulgué des renseignements personnels à propos de la personne, Freeman fournira une liste d'organisations à qui des renseignements à propos de la personne auraient pu être divulgués.
Freeman peut demander à la personne de fournir des renseignements suffisants afin de permettre à Freeman de remettre un compte-rendu de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels. Les renseignements fournis par la personne en réponse à la demande de Freeman ne seront utilisés qu'à cette fin.
Freeman répondra à la demande d'une personne dans un délai raisonnable. La réponse de Freeman peut être aux frais de la personne si celle-ci reçoit un estimé des frais à l'avance, et il se peut que la personne ait à payer un dépôt représentant la somme totale ou partielle de ces frais.
Dans les cas où Freeman est autorisée à refuser l'accès à des renseignements personnels, et que ces renseignements sont séparables d'autres renseignements pour lesquels l'accès est demandé, Freeman permettra l'accès à une copie modifiée des renseignements personnels ne comprenant pas les renseignements pour lesquels l'accès est refusé.
Si Freeman est convaincue sur des motifs valables que la personne a su prouver que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, Freeman corrigera les renseignements en question. Freeman fera parvenir les renseignements personnels corrigés aux tiers ayant accès aux dits renseignements.
Lorsque Freeman est en désaccord avec la correction demandée, Freeman annotera les renseignements personnels avec la correction qui a été demandée mais qui n'a pas été faite.
10e principe - Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes
Une personne est en mesure de remettre en question auprès du Responsable de la protection de la vie privée le respect des principes mentionnés ci-dessus.
Freeman établira des procédures visant à recevoir des plaintes ou des demandes et à y répondre en ce qui a trait aux pratiques et politiques de Freeman en matière de manipulation des renseignements personnels. La procédure de plainte sera facile d'accès et simple à utiliser.
Freeman informera les personnes qui font des demandes ou qui formulent des plaintes de l'existence et de l'utilisation des procédures de plaintes pertinentes.
Freeman examinera toutes les plaintes. Si Freeman juge qu'une plainte est justifiée, Freeman prendra les mesures qui s'imposent, pouvant aller jusqu'à la modification de ses pratiques et politiques. |
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